Pracujte efektivně

Řešení pro správu tisku YSoft SafeQ umožňuje provádět kompletní kontrolu tiskových procesů ve středně velkých až velkým společnostem (například ve vládních agenturách, vzdělávacích institucích, bankách a pojišťovnách).
 

Rychlý a bezproblémový přístup k tiskům v kanceláři

Spolu se svými zaměstnanci byste si určitě povšimnuli výrazného zlepšení vašich pracovních procesů, pokud byste se nemuseli předem rozhodnout, kterou tiskárnu použít, a poté vytištěné dokumenty hledat v hromadách papíru. S řešením YSoft SafeQ je to možné! YSoft SafeQ vám nejen ušetří spoustu času, ale také odstraní problémy se zabezpečením dokumentů během procesu tisku.

Tiskové úlohy jsou odesílány na server YSoft SafeQ a ne na žádnou určitou tiskárnu, a proto mohou „následovat“ své uživatele k jakémukoli tiskovému zařízení v síti YSoft SafeQ. Tato funkce se nazývá „Follow-me“.
Funkce YSoft SafeQ Follow-me přináší uživateli pohodlí a zabezpečení dokumentu během všech tiskových operací. Když zaměstnanci odesílají tiskové úlohy, mohou k jejich vytištění použít jakékoli pohodlně dostupné multifunkční zařízení, ale pouze poté, co se pomocí své zaměstnanecké identifikační karty nebo kódu PIN na zařízení identifikují. Dokumenty se nevytisknou, dokud se neověří oprávněné vlastnictví, a vytištěné dokumenty nečekají na zařízení na vyzvednutí.
 

Jedna identifikační karta pro tisk a ověření uživatele

Zdá se, že téměř každá inovace v podnikání působí vám a vašim zaměstnancům další bolesti hlavy, protože vyžaduje čas, aby se s ní lidé seznámili a naučili se ji používat.

Řešení pro správu tisku YSoft SafeQ dokáží využít stávající technologii pro ověřování uživatelů vaší společnosti.

• Žádné další náklady na implementaci produktu.
• Žádný další čas nutný k seznámení se s používáním produktu.

Produkty YSoft SafeQ podporují širokou škálu čteček karet:

• Čtečky bezkontaktních čipových karet
• Čtečky kontaktních čipových karet
• Snímače otisků prstů
• Magnetické čtečky karet
• Čtečky čárových kódů

Řešení YSoft SafeQ lze customizovat tak, aby dle vašich specifických potřeb podporovalo mnoho dalších řešení. Do produktů YSoft SafeQ lze integrovat čtečky karet téměř jakéhokoli typu.

Skenování jedním kliknutím a odesílání skenu do doručené pošty nebo libovolné složky

Jak často vám a vašim zaměstnancům tečou nervy, protože trávíte spoustu času přecházením mezi počítačem a skenerem a bojujete s komplikovaným skenovacím softwarem multifunkčního zařízení?

S funkcí Scan Management zařízení YSoft SafeQ je skenování jednoduché, pohodlné a rychlé. Jakmile uživatel přiloží k multifunkčnímu zařízení identifikační kartu, systém automaticky odešle naskenované dokumenty e-mailem do doručené pošty uživatele, nebo je uloží v určené domovské složce – to vše jediným kliknutím.
A protože je každý sken spojen s uživatelem, který ho vytvořil, zlepšuje se zabezpečení dokumentu. Zařízení YSoft SafeQ může také k zajištění kompletního zabezpečení dat automaticky přidat digitální podpis uživatele.

Sdílení tiskových úloh s jakýmkoli oprávněným uživatelem

Každá společnost má mnoho typů interních aktivit na různých odděleních, například finanční oddělení, marketingové oddělení, oddělení prodeje atd. Často potřebujete definovat práva a odpovědnosti pro zcela odlišné úkoly, týmy a jednotlivé zaměstnance.

Funkce Y Soft SafeQ "Sdílená fronta" umožňuje uživatelům odesílat tiskové úlohy například do tiskové fronty určitého oddělení. Tyto tiskové úlohy může na jakémkoli vhodném multifunkčním zařízení nebo síťové tiskárně vytisknout jakýkoli zaměstnanec oddělení, který k tomu má povolení, a tisk naúčtuje uživatel, který tiskovou úlohu fyzicky uvolní. Funkce Sdílená fronta také umožňují rychlý přístup ke společným dokumentům všem členům skupiny, kteří pracují na stejném projektu.

Možnost opětovného tisku často tištěných dokumentů

Řešení YSoft SafeQ poskytuje další funkce zkracující dobu, kterou vy a vaši zaměstnanci trávíte čekáním u tiskáren. Tyto funkce zároveň urychlují operace tisku a kopírování.

Spolu se svými zaměstnanci můžete využít funkci YSoft SafeQ Oblíbené úlohy k vytvoření seznamu často tištěných úloh, například výdajových formulářů, žádanek na dovolenou nebo kalendářů. Tyto úlohy budou vždy dostupné ze složky Oblíbené úlohy daného uživatele na terminálu, a uživatelé je tak nemusí ze svých pracovišť znovu odesílat do tiskárny. Jakmile se úloha vytiskne, řešení YSoft SafeQ zaznamená veškeré informace o úloze pro účely reportingu.

Tisk, kopírování a skenování bez výpadků

Chcete-li zajistit maximální dobu provozuschopnosti svého tiskového prostředí, musíte mít vždy zajištěný zálohovací systém. Bez účinného zálohovacího systému se váš pracovní proces může zastavit. Rozbitý tiskový systém má přímý negativní vliv na produktivitu zaměstnanců.

Produkty YSoft SafeQ podporují clustrování serverů na úrovni aplikace nezávisle na operačním systému (Linux nebo Windows). Pokud tiskový server společnosti selže, jiný běžící server ihned a zcela automaticky službu převezme.
S řešením YSoft SafeQ můžete vytvořit serverové farmy, které mohou zahrnovat až pět serverů. Cluster zajišťuje redundanci, takže i v případě výpadku nebo odpojení jednoho serveru systém nadále normálně pracuje. S clustrováním YSoft SafeQ se zatížení distribuuje na všechny servery, a tiskové služby jsou tak dodávány s maximální účinností.

Monitorování a účtování tiskových operací z jednoho místa

Podle výzkumu společnosti CitiGroup průměrná výrobní společnost každý měsíc tiskne a kopíruje 10 až 30 tisíc stránek, advokátní kancelář 40 tisíc, větší škola nebo nemocnice 50 tisíc a banka téměř 100 tisíc a někdy také více než milion stránek. Ke snížení objemu tisku a nákladů na tisk bez ztráty produktivity zaměstnanců musí vaše společnost provádět monitorování, účtování a počítání u každé tiskárny a multifunkčního zařízení.

Společnostem s více kancelářemi nebo pobočkami řešení YSoft SafeQ přináší centrální reporting a správu. Veškeré údaje o každé tiskové úloze vytištěné kdekoli v rámci společnosti jsou shromažďovány na jednom centrálním serveru, který poskytuje obsáhlé reporty o celkovém tiskovém prostředí. Správu a řízení celého systému lze provádět z jediného místa.
Řešení YSoft SafeQ může provádět analýzu a audit tisku jednotlivých úloh a poskytovat informace jako náhled první stránky, název tiskové úlohy, datum přijetí úlohy a datum a čas vytištění úlohy, počet vytištěných stránek a pokrytí tonerem. Můžete také nastavit automatické odesílání reportů do své příchozí pošty nebo jiné vyhrazené složky. Výstupem reportů může být některý z několika různých formátů souborů (html, xls, xml, csv).